【デモアプリ事例】ワークフロー〜属人化・承認停滞を解消し、業務の流れを“見える化”〜

アルネッツ DX事業推進室
5月1日
読了時間: 5分

部門をまたぐ業務では、申請・承認・作業・検収といったプロセスが複雑になりがちです。

その結果、「進捗が見えない」「承認が滞る」「担当者の負荷が偏る」といった課題を抱えている企業も少なくありません。

本記事では、こうした課題を解決するために、弊社がローコードプラットフォーム「Mendix」を活用して構築したデモアプリをご紹介します。

業務の流れをどのように整理し、どのように改善できるのかを具体的にご覧ください。

■ 想定ターゲット

本デモは、複数部門をまたぐ作業依頼を日常的に運用している企業を想定して設計されています。

具体的には、「申請 → 多段承認 → 作業担当の割当 → 作業実施 → 検収」といった一連の流れを持つ業務です。

利用者も多岐にわたり、依頼部門の申請者や管理職、受付を担う事務局、そして実際に作業を行う部門まで、複数の役割が関与します。こうした関係者が多い業務ほど、管理の難易度は高まりがちです。

■ 背景・課題

このような業務プロセスでは、本来はスムーズに流れるべき申請から完了までの一連の工程が、さまざまな要因によって滞ってしまう傾向があります。

例えば、進捗がExcelやメールなどに分散していることで、「今どこまで進んでいるのか」を確認するためのやり取りが頻発します。また、多段承認のルールが徹底されず、承認漏れや差戻の行き違いが発生するケースも少なくありません。

さらに、作業担当者の割当が属人化していることで、特定の人に負荷が集中したり、対応の遅れや抜け漏れが発生することも課題でした。

こうした課題を整理すると、次の3点に集約されます。

進捗が見えず、確認・催促のコミュニケーションが増える
承認フローが複雑で、統制が効かない
担当者管理が属人化し、業務が安定しない

■ ソリューション

これらの課題を解決するために構築したのが、Mendixによる「作業依頼ワークフロー」デモアプリです。

本アプリでは、申請から検収までの一連の業務プロセスをひとつのシステムに集約しました。関係者はログインするだけで、自分が対応すべきタスクを把握でき、業務の流れを迷うことなく進めることができます。

具体的には、申請内容の登録から承認、差戻、作業担当者の割当、作業結果の記録、最終検収までを一貫して管理します。ステータスによって進捗が可視化されるため、「今どこで止まっているのか」も一目で把握可能です。

また、権限設計により、申請後の編集禁止や、承認者・作業者ごとの操作制御をシステム側で担保しています。これにより、これまで運用でカバーしていたルールを仕組みとして定着させることができます。

■ 導入後の効果

このアプリにより、業務全体にさまざまな改善効果が生まれます。

まず大きいのは、リードタイムの短縮です。承認の滞留やボトルネックが可視化されることで、どこに時間がかかっているのかが明確になり、改善につなげることができます。

また、進捗確認や催促のやり取りが不要になることで、コミュニケーションコストも大幅に削減されます。さらに、入力必須項目や承認順序の固定により、手続きの抜け漏れやミスも防止され、業務品質の向上にも寄与します。

特に効果が大きいポイントは以下の通りです。

進捗の見える化によるリードタイム短縮
承認履歴の蓄積による監査性・統制の向上
担当者割当の可視化による負荷の平準化
差戻履歴の管理による手戻り削減

結果として、業務は「人に依存するもの」から「仕組みで回るもの」へと変化します。

■ Mendixを選んだ理由

今回のデモでは、短期間＆少人数での構築と将来的な拡張性を重視し、ローコードプラットフォームであるMendixを採用しました。

Mendixには標準でワークフロー機能が備わっており、多段承認や差戻、履歴管理といった機能を一から開発することなく実装できます。また、権限・ロール設計も柔軟に行えるため、業務ルールをシステムとして再現しやすい点も大きなメリットです。

さらに、通知や外部システム連携なども段階的に追加できるため、まずは小さく始めて改善を繰り返す「内製化」にも適しています。

実際、本デモは約7人日という短期間で構築されており、スピードと柔軟性を両立できる点が大きな特長です。（下記の表は本でもアプリの開発メンバーとそのプロフィールです。）

開発メンバー	プロフィール
Sさん	Mendix歴約1年半。今回のDemonstrationアプリの「ワークフロー」の構築を担当。
Uさん	Mendix歴約3カ月。今回のDemonstrationアプリの「設備管理・工程管理報告書」の構築を担当。
Yさん	開発グループマネージャー。 Mendix歴約4年。今回のDemonstrationアプリの要望事項をMendix上のタスクに落とし込む部分の支援を行った。

■ 活用シーン

本アプリは、部門横断で承認や作業が発生する業務や、承認フローが複雑な業務において効果を発揮します。

部門横断で承認・作業が発生する業務
承認段数が多く、差戻が頻発する業務
Excel・メール・紙で申請管理を行っている業務

既存システムがあっても運用が形骸化しているケースや、組織変更によりフローが複雑化している企業においても、有効な改善手段となります。

まとめ

本デモが提供する価値は、単なる業務効率化にとどまりません。

業務の流れを「見える化」し、ルールを「標準化」し、それを「仕組み化」することで、継続的に改善できる状態を作ることにあります。

Mendixを活用することで、これらを短期間で実現し、さらに自社で改善を回していくことも可能になります。

「自社でも同じような課題がある」「まずは実際に触ってみたい」

弊社では、そのようなお客様に向けて、業務内容に合わせたデモの実施やサンプルアプリのご提供も可能です。

貴社の業務に最適化した形で、“使えるDX”を推進する支援をさせていただきます。

少しでも興味を持っていただけましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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