【デモアプリ事例】メール・Excelでの見積依頼管理から脱却。Mendixで実現する「外部見積依頼システム」
- アルネッツ DX事業推進室
- 5月20日
- 読了時間: 9分
複数の仕入先に見積依頼を送り、回答状況を確認し、見積書PDFを保管し、納期情報を管理する。購買・調達業務では日常的に行われている作業ですが、実際の現場では
「メールを探す」
「Excelを更新する」
「誰が回答済みか確認する」
といった細かな作業が積み重なり、大きな負担になっているケースも少なくありません。
特に製造業や建設業のように、複数の仕入先・部品・案件を同時に扱う業務では、見積依頼の数が増えるほど情報が分散しやすくなります。
「どの仕入先に依頼済みなのか」
「回答は返ってきているのか」
「最新の見積書はどこにあるのか」
「納期回答率や対応状況を把握できているのか」
こうした課題を解決するために、アルネッツではローコード開発プラットフォーム Mendix を活用し、購買・調達業務向けのデモアプリ「外部見積依頼システム」を作成しました。
本記事では、このデモアプリがどのような業務課題を解決し、どのような導入効果が期待できるのかをご紹介します。
本記事のポイント
今回ご紹介する「外部見積依頼システム」は、購買・調達業務で発生しがちな見積依頼の管理負荷を軽減するためのデモアプリです。
主なポイントは以下の通りです。
メールやExcelで分散しがちな見積依頼・見積書・PDF・ステータスを一元管理
依頼漏れ、回答漏れ、確認漏れなどのミスを防止
見積依頼から見積書発行までの進捗をリアルタイムに把握
通知機能により、必要な対応へすぐにアクセス
仕入先ごとの対応状況や納期回答率を可視化
Mendixにより、短期間で業務に合わせたシステム構築・拡張が可能
こんなお悩みはありませんか？
購買・調達部門では、日々多くの見積依頼が発生します。
たとえば、ある部品について複数の仕入先に見積を依頼し、それぞれの回答金額や納期、見積書PDFを確認しながら、社内で比較・判断するような業務です。
しかし、この業務をメールやExcelで管理している場合、次のような課題が起こりやすくなります。
「依頼したはずの仕入先から回答が来ているか分からない」
「見積書PDFがメールに埋もれてしまい、探すのに時間がかかる」
「Excelを更新した人が分からず、最新情報か判断しづらい」
「確認漏れや回答漏れに気づくのが遅れる」
「仕入先ごとの対応状況を一覧で把握できない」
一つひとつは小さな手間でも、件数が増えれば担当者の負担は大きくなります。また、属人的な管理に頼っていると、担当者が不在の際に状況を引き継ぎにくくなり、対応の遅れや確認ミスにつながる可能性もあります。
今回のデモアプリは、こうした「見積依頼業務の管理しづらさ」を解消することを目的に作成されました。
外部見積依頼システムとは
外部見積依頼システムは、購買・調達担当者と仕入先との間で発生する見積依頼・見積書登録・進捗確認・PDF出力・分析・マスタ管理を、ロール別に行えるアプリです。
購買・調達担当者は、物件や部品に対して見積依頼を登録します。仕入先は、その依頼に対して見積書を登録・更新します。関係者は通知を確認しながら、見積依頼や見積書の進捗状況を一覧で把握できます。
これにより、これまでメールやExcelを行き来しながら確認していた情報を、ひとつのシステム上で管理できるようになります。
メール・Excel管理で起こる“見えない手間”を削減
購買・調達業務では、見積依頼そのものよりも、その後の確認や追跡に時間がかかることがあります。
たとえば、次のような作業です。
依頼メールを送った相手を確認する
回答済み・未回答の仕入先を確認する
メールに添付された見積書PDFを探す
Excelの管理表を更新する
最新の納期情報を確認する
回答漏れがないかチェックする
外部見積依頼システムでは、見積依頼、見積書、PDF、ステータスを一元管理できます。そのため、担当者はメールボックスやExcelファイルを探し回る必要が少なくなります。
また、通知から該当の見積依頼や見積書へすぐに遷移できるため、「どこを見ればよいか分からない」という状態を減らせます。
業務の中で発生する“探す時間”や“確認する時間”を削減できる点は、日々多くの見積依頼を扱う現場にとって大きなメリットです。
進捗状況をリアルタイムに把握し、確認漏れを防ぐ
見積依頼業務で特に重要なのは、進捗状況の把握です。
誰に依頼したのか。どの仕入先が回答済みなのか。どの見積書が最新なのか。どこで対応が止まっているのか。
これらを一覧で確認できない場合、担当者の記憶や個別の管理表に頼ることになります。その結果、依頼漏れ、回答確認漏れ、編集・削除時の管理ミスなどが発生しやすくなります。
外部見積依頼システムでは、見積依頼や見積書のステータスを管理できるため、進捗状況をリアルタイムに把握しやすくなります。
また、一時保存やステータス管理により、途中作業や差し戻し対応にも対応しやすくなります。担当者が変わった場合でも、システム上に状況が残っているため、引き継ぎもしやすくなります。
仕入先ごとの対応状況や納期回答率を可視化
外部見積依頼システムでは、単に見積依頼を登録・管理するだけでなく、仕入先ごとの対応状況や納期回答率などを可視化することも想定しています。
たとえば、以下のような情報を確認できるようにすることで、調達業務の改善にもつなげられます。
どの仕入先の回答が早いのか
どの仕入先で回答遅延が多いのか
納期回答率はどの程度か
見積依頼から見積書発行までにどれくらい時間がかかっているか
こうした情報を可視化することで、単なる業務効率化にとどまらず、調達プロセス全体の改善にもつなげることができます。
たとえば、回答が遅れやすい仕入先への依頼方法を見直したり、依頼内容の標準化を進めたりすることで、よりスムーズな購買・調達業務を実現できる可能性があります。
導入によって期待できる効果
外部見積依頼システムを活用することで、次のような効果が期待できます。
1. 見積依頼から見積書発行までの業務時間を短縮
メールやExcelでの確認作業を減らし、必要な情報をシステム上で確認できるようにすることで、見積依頼から見積書発行までの業務時間短縮が期待できます。
特に、複数仕入先への依頼や回答確認が多い企業では、情報を探す時間や管理表を更新する時間の削減効果が大きくなります。
2. 依頼漏れ・回答漏れ・確認漏れを削減
ステータス管理や通知機能により、対応が必要な見積依頼を把握しやすくなります。これにより、依頼漏れや回答確認漏れといったミスを防ぎやすくなります。
3. 情報の一元管理による属人化防止
見積依頼、見積書PDF、納期情報、仕入先情報などを一元管理することで、担当者個人のメールボックスやExcelファイルに情報が閉じる状態を防げます。
担当者が不在の場合でも、関係者が状況を確認しやすくなり、業務の属人化防止につながります。
4. 調達業務の標準化
マスタ管理を含めてシステム化することで、仕入先情報や依頼内容の管理方法を標準化しやすくなります。これにより、部門や担当者ごとに管理方法が異なる状態を改善し、業務品質の安定化が期待できます。
なぜMendixで開発したのか
今回のデモアプリは、ローコード開発プラットフォーム Mendix を活用して作成しています。
Mendixを活用する理由は、大きく3つあります。
1つ目は、設定中心で短期間にシステムを構築しやすいことです。
業務に必要な画面やデータ構造、ワークフローをスピーディーに形にできるため、現場の業務イメージを早い段階で確認できます。
2つ目は、インフラを含めて開発・運用しやすいことです。
アプリの開発だけでなく、運用を見据えた構築がしやすいため、スモールスタートから段階的に拡張するような取り組みにも向いています。
3つ目は、外部データベースとの連携がしやすいことです。
既存システムや外部データとつなぎながら、業務に必要な機能を追加していくことも検討できます。
特に購買・調達業務のように、会社ごとに業務フローや管理項目が異なる領域では、パッケージ製品をそのまま使うだけでは現場に合わないケースもあります。Mendixであれば、現場業務に合わせた柔軟なアプリ開発がしやすくなります。
今後の拡張イメージ
外部見積依頼システムは、今後さらに機能を拡張することも可能です。
たとえば、メール送信機能やTeams連携を追加すれば、通知の利便性をさらに高めることができます。見積依頼の登録やステータス変更に応じて関係者へ通知を送ることで、確認漏れの防止につながります。
また、ダッシュボードを作成すれば、納期回答率や仕入先ごとの対応状況を1画面で確認できるようになります。これにより、日々の業務管理だけでなく、調達業務全体の改善にも活用できます。
さらに、同様の仕組みは見積依頼だけに限りません。問い合わせ受付、申請管理、社内依頼管理など、複数の関係者が関わり、進捗やステータスを管理する業務にも応用できます。
製造業・建設業の購買・調達業務に活用可能
このデモアプリは、特に製造業や建設業など、複数の仕入先に対して見積依頼を行う企業での活用を想定しています。
たとえば、次のような企業に適しています。
複数仕入先への見積依頼を日常的に行っている
部品や資材ごとに見積回答を管理している
見積書PDFや納期情報の管理に手間がかかっている
仕入先ごとの回答状況を可視化したい
メールやExcel中心の業務管理から脱却したい
購買・調達業務の属人化を防ぎたい
見積依頼業務は、多くの企業に存在する業務です。だからこそ、まずは一部の業務からシステム化し、効果を確認しながら段階的に広げていくことが重要です。
まとめ：見積依頼業務の“当たり前の手間”を見直す第一歩に
見積依頼業務は、企業活動を支える重要な業務です。しかし、メールやExcelでの管理が当たり前になっていると、担当者の負担や確認漏れ、情報の分散といった課題が見えにくくなります。
外部見積依頼システムは、見積依頼、見積書、PDF、ステータス、通知、分析を一元管理することで、購買・調達業務の効率化と標準化を支援するデモアプリです。
日々の確認作業を減らし、進捗を見える化し、仕入先ごとの対応状況を把握できるようにすることで、現場担当者の負担軽減だけでなく、調達業務全体の改善にもつながります。
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