毎日の業務
まずはなにから始めるか？
現在では、日常業務の中で様々なツールやソフトウェアが利用されていると思います。 営業部門であれば日報、見積書、顧客管理、売上管理、パイプライン管理、契約管理など、様々な情報を社内システム、管理ツール、ExcelやAccessなどを利用して情報を整理して、決められたフォルダに収容したり、メールに添付して送ったりして業務を進めている方々も多いのではないでしょうか。
まずは手元にあるExcelシートを毎日更新したり修正したりするところから見直してみましょう。
見積書で入力した内容を売上管理や別のシートに転記したり、受注につながった見積書を契約書に転記したりしていないでしょうか。例えば見積書と売上管理、パイプライン管理、契約管理などをすべて連携すれば、それぞれを毎週更新したり追加で入力する手間を大幅に軽減できます。
簡単な売上管理パッケージを導入してみたものの、どうしても実際の業務と違う点がある為にExcelで補足情報を作成し、メールで送り受けするようなケースも、実はよくみられます。
この情報を連携させるだけで、営業が個人で管理している営業情報、営業アシスタントが作成している売上管理、パイプライン管理、部門長が作成している経営会議用の資料などを改めて作成する必要はなくなるのではないでしょうか。
まず最初に手元の業務で利用している情報を共通化できるデータとしてとらえると上司や他の担当者に連携させることができます。
部門間の連携
次にこの情報が財務経理部門の請求／支払いの情報と連携できていれば、従来の個別の請求情報や支払い情報の確認作業も不要になります。
それぞれにグループ内で確認作業をしていたわけですから、削減できる作業はさらに増えることになります。
顧客との間の連携
次のステップとして予定しているのは、既存顧客への更新手続きの自動化です。
例えば、契約更新の２か月前になるとメールが配信され、顧客が「更新する」と示すと見積書が発行され、契約が完了すると請求書発行、というプロセスがすべて自動化されれば、営業は新規契約にのみ注力できるようになるはずです。
もちろん、利用中のサービスに関連する付帯サービスの案内や、サービス利用実績に応じた割引、サポートサービスの案内などの既存顧客に対する営業活動も、アプリが自動でやってくれることになります。