なにから始めるか？ ブレインストーミング
まずは、日々の業務の中で効率化できる業務にはどんなものがあるかを考えてみましょう。 個人で使っているExcel、チーム内で毎日やり取りしている情報やメール、定期的に交換している情報はないでしょうか。 チームメンバーと協力して、日々の業務の流れや利用している帳票、メールで送る情報や、入力する情報などを照らし合わせてみましょう。 利用する情報は共通なのに、別々に加工しているものはありませんか？契約、請求、倉庫への指示、売上情報の取りまとめ、報告資料の作成…、同じ情報を担当ごとに加工して、別の資料を作成していませんか？ 関係者を集めて、全員の業務や使用ツール、作成している資料などをブレインストーミングのように全部ホワイトボードに書き出してみましょう。
いくつかでも共通で利用できるものがあれば、まずはそこから始めることができます。 ターゲットにする業務が見つかったら、その情報がどこから発生するのか、どこからどこに渡って、どう加工されているのかをシートに書いてみてください。
シートに書き出されたそれぞれの業務やリクエストが、共通利用できるデータの基になります。関係者で話し合い、どんな項目が必要かを洗い出すことが最初のミーティングのゴールです。
計画する 「プランニング」
次に、ブレインストーミング時に作成したシートに書いた情報を、関係者の共通ツールとして制作する段階に移ります。まずはツール制作の為の計画を作りましょう。
シートに記入された情報を、ツール作成のプラットフォームであるmendixに記入します。
制作に参加するメンバーがどの項目を分担するか、どの程度の時間がかかるのかを、プランニングミーティングで決定します。 はじめはどの程度時間がかかるのか分からないかもしれません。小さめの項目から分担してみると、徐々に必要な時間を見積もることができるようになります。
制作はmendixを利用して進めます。
確認する「 デイリースクラム」
制作が始まったら、毎日の作業と成果を都度確認します。この確認はデイリースクラムという15分程度のミーティングで行います。
デイリースクラムでは、以下の3点について各自が発表します。 ①前日の作業が予定通り完了できたか ②今抱えている作業上の問題点 ③当日行う予定の作業 問題の解決にどれだけ時間がかかりそうかを検討します。その日の予定作業に変更が必要かどうかを話し合って判断しましょう。
このミーティングを行うことで、課題や進捗状況を早めに共有・解決することができます。毎日必ず開催しましょう。
レビューする「 スプリントレビュー」
予定の期間内（スプリント）での作業が完了したところで、レビューを行うミーティング（スプリントレビュー）を行いましょう。
実際にツールを利用する利用者も同席します。作成したツールを利用することによって今の業務が楽になりそうか、率直に話し合いましょう。
修正点、追加したい機能などが見つかったら、はじめに作成したシートへ次の制作課題として記入し、前回と同じようにプランニングミーティングを実施します。
こうして充分に活用できるものができるまで「ブレインストーミング→プランニング→デイリースクラム→スプリントレビュー」を何度も繰り返すと、徐々に理想のツールが出来上がっていきます。