ずっと続けてきた業務のやり方
デジタルトランスフォーメーションによってビジネスを劇的にスピードアップしよう、あるいは新しいビジネスを生み出そう、という検討を始めるとき、はじめに何から検討を開始するでしょうか。
デジタルトランスフォーメーションの検討やPoC構築などをやってみたがうまくいかない、PoCはいくつかやってみたけれどビジネスにまったく貢献していない、というケースも数多く出てきているようです。
まずは、毎日の業務をスピードアップできないか、から検討してみてはいかがでしょうか。単純に今使っているExcelシートや管理ツールなどをシステム化するという方法ではなく、チーム内で各自が行っている業務を洗い出し、どんな情報がどこにあって、どう連携しているのかを共有してみましょう。
当社のような事業では以下の例があります。
あるお客様からお受けしたシステム開発のプロジェクトを進めるにあたり、様々な管理業務が発生しました。
営業の事務処理として、契約期間、契約金額、ステータスや納品物の管理。
技術部門のマネージャー業務として、プロジェクトに参加する社員エンジニアの空き状況の確認、協力会社のエンジニアのプロジェクト参加期間、工数の見積もりや各工程にあたるエンジニアのアサイン計画と必要機材の調達。プロジェクトマネージャーの業務として、プロジェクト全体のコストの試算、収益や成果物、進捗管理。
各担当者が必要とする情報は少しずつ異なります。
そのため、事務処理担当者は社内の会計システム、技術部門のマネージャーはExcel、プロジェクトマネージャーはMS-ProjectとExcelに複雑な計算式を入れたもの…、別々のツールを利用していました。
数年前に各担当者のやり取りでミスが生じてしまったため、プロジェクトNoを整理して受け渡しをすることにしたものの、プロジェクトごとに様々な事情があるのでメールや書面などで個別事情を連絡したりミーティングしたりして調整している…。
こんな業務のすすめ方はどこにでも見られるのではないでしょうか。
ブレインストーミング
会計システムを使っているから。Excelのシートに複雑な計算式が入っているから。
ソフトウェアを買ってしまったから…さまざまな事情があって従来のやり方のまま業務が行われているのかもしれません。でも、一度棚卸してみませんか？
棚卸はどんな形でもできます。
ほぼ同じ情報が別のツールに使われているようなら、一つの情報を共有することができるはずです。こうした情報を見つけられないでしょうか。
共有できそうな情報が見つかったら、各担当者が情報をどのように利用したいのか、どのように集計・加工して、なにに利用したいのか、お互いの意見を聞きながらもう一度組み立てなおしてみましょう。
まずはホワイトボード上で自由にイメージを共有するブレインストーミングから始めることをお勧めします。
アイデアをカタチにする
共有できそうな情報が見つかって、それぞれがどのように利用したいかを話し合ったら、次はアイデアをカタチにしてみましょう。
mendixのSandboxを利用すれば、ホワイトボードでまとめた共有情報を整理しながら格納することができ、それを各メンバーで割り振ってモデル化することができます。すでにテンプレート化されたUIを利用すれば、どのように情報を共有できるか、すぐにカタチにすることができます。
Sandboxは無料で期間や回数の制限なく利用できるので、うまくできなければやり直したり、他のメンバーを追加したりすることも可能です。
いろいろな情報共有のカタチ、すぐに試してみましょう！
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